MERANCANG ORGANISASI YANG ADAPTIF

Definisi Pengelolaan ( organizing ) adalah penyebaran berbagai sumber daya yang ada di organisasi untuk mewujudkan tujuan strategis. Pengelolaan sangat penting karena pengelolaan merupakan langkah berikutnya setelah merancang strategi.

PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL

Proses pengelolaan nantinya akan menciptakan struktur organisasi, yang akan menentukan bagaimana tugas – tugas yang akan di bagi dan sumber daya yang akan di sebarkan. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai :

a) Seperangkat tugas – tugas formal yang di berikan pada individu dan departemen

b) Hubungan pelaporan formal, yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer, serta

c) Rancangan sistem untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar departemen

Peta Organisasi (organization chart) adalah representasi visual dari struktur organisasi.

Spesialisasi Kerja

Spesialisasi kerja ( work specialization ), yang terkadng juga disebut divisi kerja, adalah kadar yang digunakan untuk membagi – bagi tugas – tugas organisasi menjadi pekerjaan – pekerjaan yang lebih spesifik.

Rantai Perintah

-          Rantai perintah ( chain of command ) adalah garis wewenang yang tidak terputus di mana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan posisi orang – orang tersebut.

-          Wewenang adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil keputusan, memberikan perintah, dan mengalokasikan sumber daya guna memperoeh hasil yang di kehendaki organisasi.

Wewenang dibedakan dengan tiga karakteristik :

1) Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang

2) Wewenang berlaku untuk bawahan

3) Wewenang berjalandari atas ke bawah dalam hierarki vertikal.

-          Tanggung Jawab ( responsibility ) adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan. Biasanya, manajer diberikan wewenang yang setaraf dengan tanggung jawabnya.

-          Akuntabilitas ( accountability ) berarti bahwa orang – orang yang berwenang dan bertanggung jawab adalah orang – orang yang memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi dari pada mereka.

-          Delegasi ( delegation ) adalah proses yang digunakan para manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab mereka pada jabatan – jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.

-          Kewenangan Lini ( line authority ) berarti bahwa oarng – orang yang memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewenang resmi untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung.

-          Kewenangan Staf ( staff authority ) bersifat lebih sempit dan terdiri atas hak untuk member nasihat, rekomendasi, dan konseling dalam area kemampuan para staf ahli.

Ruang Lingkup Manajemen ( span of management )

Ruang lingkup manajemen adalah jumlah pegawai yang membarikan laporan pada supervisor. Ruang lingkup manajeman terkadang juga disebut ruang ligkup pengendalian. Berikut adalah faktor – faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :

1) Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan ruti

2) Pekerjaan – pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang serupa antara satu dan lainnya.

3) Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan di satu tempat yang sama.

4) Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam melaksanakan tugas.

5) Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas haruslah tersedia.

6) Sistem dan personel pendukung harusah tersedia bagi manajer.

7) Waktu untuk melakukan supervise terhadap kegiatan yang tidak perlu di supervise, seperti melakukan koordinasi dengan departemen lain atau melakukan perancanaan, cukuplah dialokasikan sedikit saja

8) Pilihan pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.

Lingkup pengendalian rata – rata menentukan struktut tinggi dan datar.

Struktur Tinggi ( tall structure ) memiliki lingkup sempit secara keseluruhan serta memiliki tingkatan hierarki yang lebih tinggi. Sedangkan yang di maksud Struktur Datar ( flat structure ) memiliki lingkup yang luas, tersebar secara horizontal, dan memiliki tingkatan hierark yang lebih rendah.

Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi ( centralization ) berarti bahwa wewenang dalam mengambil keputusan di pegang oleh jabatan – jabatan tinggi dalam sebuah organisasi. Dengan adanya Desentralisasi ( decentralization ), wewenang dalam mengambil keputusan di turunkan pada tingkatan – tingkatan jabatan yang lebih rendah.

Faktor – faktor yang memengaruhi sentralisasi versus desentralisasi ialah :

1) Perubahan dan ketidak pastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi

2) Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan

3) Pada masa krisis atau saat di ujung tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.

DEPARTEMENTALISASI

Karakteristik penting lainnya dari struktur organisasi adalah Departementalisasi (departementalization), yang menjadi landasan untuk mengelompokkan jabatan – jabatan tertentu ke dalam departemen – departemen, dan departemen – departemen ke dalam organisasi secara keseluruhan.

Ada lima pendekatan terhadap Desain Struktur :

a. Pendekatan Fungsional Vertikal

b. Pendekatan Divisional

c. Pendekatan Matriks

d. Pendekatan Tim

e. Pendekatan Jaringan Virtual

 

PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI HORIZONTAL

# Pentingnya Koordinasi.

Ketika organisasi tumbuh dan berkembang, dua hal akan terjadi. Pertama, jabatan dan departemen baru akan ditambah untuk menghadapi faktor-faktor di lingkungan eksternal atau kebutuhan strategis baru. Kedua, manajer senior harus mencari cara untuk mengikat semua departemen. Koordinasi ( coordination ) mengacu pada kualitas kolaborasi di antara departemen.

# Gugus Tugas, Tim dan Manajemen Proyek

Gugus tugas ( task force ) adalah tim atau komite sementara yang di buat untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri atas beberapa departemen. Selain menciptakan gugus tugas, perusahaan juga menyususn tim lintas-fungsi. Tim lintas fungsi akan meningkatkan koordinasi horizontal karena orang-orang dari beberapa departemen melakukan pertemuan rutin untuk menyelesaikan permasalahan yang selalu timbul demi kepentingan bersama. Manajer Proyek ( project manager ) adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan aktivitas – aktivitas beberapa departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu.

# Rekayasa Ulang

Rekayasa ulang (reengineering), yang terkadang disebut rekayasa ulang proses bisnis, perancangan ulang proses bisnis yang dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan harga, kualitas, layanan, dan kecepatan.

Faktor-faktor yang membentuk struktur

   1.  Struktur mengikuti strategi

      Pada  bab  8,  dijelaskan bahwa strategi dapat diadopsi sebuah perusahaan bisnis dengan mengedepankan dua strategi yaitu diferensiasi dan kepemipinan biaya. Dengan mengedepankan sebuah strategi diferensiasi, organisasi mencoba mengembangkan produk-produk inovatif yang unik menurut pasar.

   2. Struktur mencerminkan lingkungan

      Ketidakpastian  lingkungan terjadi ketika lingkungan eksternal berubah menjadi sangat cepat dan kompleks. Sebuah lingkungan tidak pasti menyebabkan terjadi tiga hal dalam sebuah organisasi, diantaranya adalah:   

         1. Meningkatnya perbedaan antardepatermen

         2. Organisasi  membutuhkan  koordinasi yang ditingkatkan untuk  memelihara

            kerjasama antardepatermen.

         3. Organisasi harus beradaptasi pada perubahan